Tại sao việc triển khai tự động hóa không thành công?

Tự động hóa đã trở thành một trong những công nghệ phát triển nhanh nhất và có nhu cầu nhiều trong những năm gần đây. Theo một cuộc khảo sát của HfS Research , thị trường toàn cầu cho phần mềm và dịch vụ RPA đã tăng 63% trong giai đoạn 2016/17 và dự kiến ​​sẽ tiếp tục tăng lên 1,2 tỷ USD vào năm 2021 với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm là 36%.

Ngày nay, thật khó để tìm thấy một công ty lớn chưa tự động hóa hoạt động của họ hoặc bắt đầu xem xét điều đó trong chiến lược chuyển đổi của mình. Những người theo dõi ngành công nghiệp đang tuyên bố tự động hóa được hỗ trợ bởi AI là sự khởi đầu của kỷ nguyên công nghiệp tiếp theo. Các nhà cung cấp phần mềm ở cả hai đầu của Tự động hóa / AI tuyên bố các khả năng mới, nhưng trong tất cả nỗ lực đó, một thực tế thường phải chấp nhận – nhiều triển khai tự động hóa thực sự thất bại.

Rất may, vì có nhiều câu chuyện thành công xung quanh nó, nên có thể nhận ra các mô hình triển khai thành công trái ngược với những mô hình không thành công. Con đường từ thử nghiệm đến công nghiệp hóa dẫn đến nhiều bài học kinh nghiệm cho các công ty bắt đầu hành trình tự động hóa. Không cần thêm lời khuyên nào nữa, tôi sẽ trình bày 6 bài học kinh nghiệm rộng có thể làm tăng cơ hội của bạn trong việc triển khai tự động hóa thành công:

1. Thu hút và nhận được sự ủng hộ từ các bên liên quan chính của doanh nghiệp

Nếu bạn không nhận được sự ủng hộ từ các bên liên quan chính – bạn có khả năng thất bại. Đơn giản. Thời điểm bạn bắt đầu nghĩ đến sáng kiến ​​tự động hóa, bạn cần nâng cao nhận thức về những lợi ích mà tự động hóa mang lại. Đặt chúng cho Giám đốc điều hành và nhân viên CNTT chủ chốt của bạn – ở giai đoạn đầu của dự án. Điều này là do mặc dù phần mềm tự động hóa nằm trong và được quản lý bởi một nhóm kinh doanh, nó vẫn do bộ phận CNTT điều chỉnh bằng cách sử dụng các phương pháp kế thừa hiện có.

Mặc dù tự động hóa (đặc biệt là loại quy trình robot) khá nhanh chóng để thực hiện và giảm thiểu nhu cầu tích hợp hệ thống tốn kém, nhưng những lợi ích này hầu như không bao giờ được đánh giá đầy đủ bởi bộ phận CNTT. Việc áp dụng tự động hóa thường không được thúc đẩy bởi CNTT – mà thay vào đó là các đơn vị kinh doanh. Để giải quyết vấn đề này, bạn cần thông báo danh sách các tình huống có lợi cho hoạt động nội bộ của bộ phận CNTT, từ các dự án ban đầu trong quản lý dịch vụ, xử lý giao dịch – đến công việc hành chính, giao dịch và sử dụng nhiều tài nguyên. Nhóm CNTT của bạn phải rõ ràng rằng kết quả sẽ vượt qua gánh nặng của việc triển khai tự động hóa.

Khi nói đến tự động hóa, không robot nào có thể hoạt động mà không có PC, tài khoản người dùng hoặc quyền truy cập vào ứng dụng. Bộ phận CNTT đảm bảo rằng người máy và người dùng có thể cùng tồn tại mà không bị gián đoạn. Họ là những người cung cấp cơ sở hạ tầng và áp dụng các vai trò và quyền cho tài khoản người dùng robot. Nếu không có sự hỗ trợ trong tổ chức, bạn có thể thấy khó khăn hơn để bắt đầu và vận hành bất kỳ sáng kiến ​​tự động hóa nào.

2. Tạo chiến lược sử dụng rõ ràng trong toàn bộ doanh nghiệp của bạn

Trong một thế giới lý tưởng, một dự án tự động hóa sẽ được tất cả các bên liên quan hoan nghênh vì nó mang lại cơ hội cho các doanh nghiệp hoạt động liên tục và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để đạt được lượt mua vào, các nhà quản lý doanh nghiệp cần tạo ra một chiến lược rõ ràng về cách thức tự động hóa cần được triển khai và sử dụng. Nếu họ làm như vậy, công ty sẽ có nguy cơ tự động hóa trở thành động lực của một chức năng kinh doanh độc lập.

Có tầm nhìn rõ ràng về việc sử dụng các dự án tự động hóa đảm bảo rằng phần mềm phù hợp được chọn hoặc xây dựng để đáp ứng nhu cầu tập thể của nhiều người – chứ không chỉ những người ủng hộ ồn ào nhất. Ví dụ, điều này có thể bao gồm việc liên kết các dự án tự động hóa với các yêu cầu chiến lược như tăng sự nhanh nhẹn hoặc tăng hiệu quả do ban giám đốc vạch ra. Tài liệu giúp đảm bảo rằng phần mềm có thể tích hợp đầy đủ vào các khuôn khổ CNTT hiện có và các cơ chế hỗ trợ – cung cấp một cơ sở hạ tầng hài hòa hơn.

3. Giao tiếp với bộ phận CNTT trong suốt quá trình soạn thảo và chuyển giao

Bất kỳ thay đổi hoặc dự án mới nào cũng cần được thông báo với các bộ phận CNTT để các sáng kiến ​​tự động hóa không có gì khác biệt. Một khi các nhà quản lý doanh nghiệp nhận được sự mua vào ngay từ đầu, họ không nên dừng lại ở đó mà trở thành một hoạt động liên tục. Tại các điểm khác nhau trong việc cung cấp quy trình tự động hóa mới, các đồng nghiệp CNTT có thể cung cấp hỗ trợ quan trọng để hạn chế bất kỳ tác động hoạt động nào hoặc phát hiện các rủi ro có thể xảy ra, ví dụ: có được quyền truy cập vào môi trường thử nghiệm nhằm mục đích xây dựng và thử nghiệm quy trình hoặc hỗ trợ về vai trò và quyền trong ứng dụng và quan trọng là cung cấp kiến ​​thức về những thay đổi sắp tới. Tiếp xúc thường xuyên với CNTT là rất quan trọng để đảm bảo việc cung cấp quy trình mới diễn ra suôn sẻ, để quy trình ‘sống’ vẫn hoạt động.

trien khai tu dong hoa khong thanh cong

trien khai tu dong hoa khong thanh cong

4. Hiểu chi phí ẩn của tự động hóa

Trong khi những phát triển gần đây của thị trường tự động hóa đã làm giảm nhiều chi phí, sẽ luôn có một số chi phí ban đầu để bắt đầu hoạt động các dự án tự động hóa và sau đó duy trì chúng hoạt động. Ngân sách cho giai đoạn xây dựng – bao gồm việc cung cấp cơ sở hạ tầng CNTT như cơ sở dữ liệu, máy vật lý / ảo, v.v. và thời gian dành nguồn lực CNTT để dự án bắt đầu và chạy. Đừng quên hạch toán thêm chi phí tư vấn từ các công ty đối tác.

Chi phí vận hành lại phần lớn liên quan đến thời gian và tập trung vào việc phân phối liên tục, bảo trì quy trình, cơ sở hạ tầng cơ bản và hỗ trợ. Trong một số trường hợp hiếm hoi, có thể có các vai trò bổ sung được tạo ra do tự động hóa, có thể làm tăng thêm chi phí tiền lương.

5. Chọn đúng quy trình để tự động hóa

Các dự án tự động hóa hoạt động tốt nhất khi các quy trình lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc, khối lượng lớn và không yêu cầu sự sáng tạo hoặc phán đoán của con người. Nó trở nên thách thức hơn khi các quy trình không được tiêu chuẩn hóa và cần sự can thiệp thường xuyên của con người để hoàn thành – chẳng hạn như tương tác với khách hàng hoặc làm việc với sự thay đổi của quy trình. Ngay cả các quy trình vượt qua các tiêu chí rõ ràng cuối cùng có thể không phải là ứng cử viên tốt nhất cho tự động hóa – ít nhất là không phải ban đầu. Ví dụ, tự động hóa một quy trình kém hiệu quả, chỉ có thể tăng tốc độ kém hiệu quả. Có thể thu được nhiều lợi ích hơn từ việc tối ưu hóa và thiết kế lại quy trình trước khi tự động hóa.
Tiêu chí lựa chọn điển hình có thể bao gồm các quá trình mà nhu cầu tuân thủ quy định và khả năng kiểm toán ngày càng cao, các quá trình mà sai sót gây tốn kém hoặc ở đó khả năng mở rộng quy mô hoạt động trong khi giảm thiểu chi phí là quan trọng.

6. Đặt kỳ vọng thực tế

Robot tự động hóa quá trình là một công cụ, không phải  công cụ – và không phải là giải pháp ‘go-to’ cho mọi vấn đề kinh doanh. Đây là một trong một số lựa chọn có sẵn và nên tạo thành một phần của chiến lược rộng lớn hơn về việc sử dụng công nghệ. Vẫn cần sự can thiệp của con người để quản lý các trường hợp ngoại lệ. Việc đưa người dùng hoàn toàn ra khỏi phương trình trong và sau khi triển khai tự động hóa có thể dẫn đến những thách thức hoạt động sau này. Các ngoại lệ sẽ được đưa ra do các quy tắc kinh doanh không được đáp ứng và hoặc các ứng dụng không phản hồi như mong đợi. Người dùng là con người cần biết khi nào nên nhảy vào để giúp giải quyết những trường hợp ngoại lệ này.

Bất chấp những khó khăn tiềm ẩn trong quá trình triển khai tự động hóa, việc chủ động lập kế hoạch trước có thể giảm thiểu hoặc loại bỏ chúng ở mức tối thiểu. Tốt nhất là hiểu những gì công ty của bạn đang mong muốn đạt được từ quá trình tự động hóa bằng robot và tìm hiểu đề xuất giá trị mà nó cung cấp. Chỉ có như vậy bạn mới có thể đảm bảo kết quả thực hiện thành công, tiết kiệm chi phí và kịp thời.