Cắt giảm chi phí và tăng tốc độ: Cải thiện dây chuyền đóng hộp của bạn

Giới thiệu về dây chuyền đóng hộp

Định nghĩa dây chuyền đóng hộp

Dây chuyền đóng hộp là một quá trình tự động hóa được sử dụng để đóng hộp các sản phẩm vào hộp. Quá trình này thường bao gồm các bước như:

Sắp xếp sản phẩm: Các sản phẩm được sắp xếp và chuẩn bị để được đóng hộp vào hộp.

Đặt hộp: Hộp được đặt vào vị trí phù hợp để tiếp nhận sản phẩm.

Đưa sản phẩm vào hộp: Sản phẩm được đưa từ dây chuyền sản xuất hoặc từ các máy cắt, đóng hộp khác vào hộp.

Đóng hộp và niêm phong: Hộp được đóng kín và niêm phong để đảm bảo an toàn và bảo quản sản phẩm.

Kiểm tra chất lượng: Một số hệ thống có tích hợp máy kiểm tra để đảm bảo rằng hộp được đóng hộp đúng cách và không có lỗi.

In ấn: Nếu cần thiết, các nhãn và thông tin in ấn khác được áp dụng lên hộp.

Tầm quan trọng của dây chuyền đóng hộp trong thiết lập sản xuất và phân phối.

Dây chuyền đóng hộp đóng vai trò quan trọng cho việc đảm bảo độ hiệu quả và tin cậy của dây chuyền sản xuất nói chung.

Dây chuyền đóng hộp có vai trò then chốt đảm bảo các sản phẩm được đóng hộp liên tục và hiệu quả, bảo vệ vật phẩm khỏi va chạm trong quá trình di chuyển, đáp ứng nhu cầu vận chuyển đơn hàng nhanh của khách hàng.

Hệ thống dây chuyền đóng hộp được tự động hóa không chỉ giảm chi phí nhân công và còn góp phần tiết kiệm chi phí thông qua việc tối ưu hóa vật liệu sử dụng. Ngoài ra, dây chuyền sẽ gia tăng hệ thống quản lý chất lượng, giảm thiểu lỗi do con người, và tạo điều kiện quản lý kho chứa thời gian thực.

Các biện pháp an toàn được tích hợp vào trong quá trình đóng hộp đảm bảo an toàn cho người lao động, và khả năng có thể mở rộng quy mô của dây chuyền tuy vào nhu cầu sản xuất.

Tìm hiểu về quy trình dây chuyền đóng hộp

Giải thích quy trình làm việc của dây chuyền đóng hộp

Quy trình làm việc của dây chuyền đóng hộp được thiết kế để tối ưu việc đóng hộp các sản phẩm và trong hộp trong thiết lập sản xuất và phân phối. Dưới đây là giải thích các bước của quy trình đóng hộp:

Kiểm tra sản phẩm: Trước khi được đóng hộp, sản phẩm cần được trải qua quá trình kiểm tra để đảm bảo chất lượng, các sản phẩm lỗi sẽ được phân loại hoặc loại bỏ.

Chuẩn bị hộp: Các hộp sẽ được vận chuyển đến dây chuyền thủ công hoặc tự động. Nếu hộp ở dạng phẳng hoặc chưa được lắp ráp, chúng sẽ được lắp thành hộp và dán băng dính bằng máy.

Cấp sản phẩm: Sản phẩm di chuyển trên băng tải đưa đến vị trí để sẵn sàng chuyển vào hộp

Đặt sản phẩm: Nhân công hoặc tay máy, máy gắp sẽ đưa sản phẩm vào trong hộp theo một hướng được xác định trước, thêm các bước bảo vệ bổ sung vào trong hộp như bóng khí hoặc xốp.

Ghi nhận hồ sơ và ghi nhãn: Dán nhãn mã vận chuyển và các tài liệu cần thiết khác được gắn vào hộp. Đảm bảo thông tin vận chuyển đúng với đồ vận chuyển.

Đóng hộp: Hộp được dán kín, bằng băng dính hoặc keo nóng. Có thể tự động hóa công đoạn này bằng cách sử dụng máy móc tự động.

Kiểm tra và vận chuyển: Các gói hàng sau đó được cân và kiểm tra đảm bảo hàng hóa đúng trọng lượng và kích thước tiêu chuẩn. Các gói hàng được kiểm tra xem đóng hộp đúng hay chưa. Cuối cùng các gói hàng sẽ được chất lên xe và giao cho đơn vị vận chuyển.

Các nhân tố ảnh hưởng đến độ hiệu quả và tốc độ vận hành của dây chuyền đóng hộp

Huấn luyện nhân viên và các cấp bậc kĩ năng

Đối với những nhân viên mới hay là những nhân viên cũ chưa quen với thiết bị mới, việc huấn luyện nhân viên là điều vô cùng cần thiết. Huấn luyện nhân viên theo cấp bậc kĩ năng đảm bảo việc vận hành dây chuyền đóng hộp đạt theo tiêu chuẩn của nhà máy sản xuất cũng như đảm bảo an toàn với chính nhân công sử dụng máy móc thiết bị.

Cách sử dụng thiết bị và máy móc đúng cách

Máy móc hiện đại sẽ chỉ là một đống sắt vô dụng nếu không biết sử dụng đúng cách. Không chỉ biết sử dụng mà phải cần biết sử dụng đúng cách, điều này không chỉ đảm bảo an toàn cho người sử dụng, mà còn góp phần kéo dài tuổi thọ máy, nâng cao hiệu suất sử dụng, tối ưu chi phí bảo trì, sửa chữa.

Bố trí và tổ chức khu vực đóng hộp

Việc thiết kế bố trí và tổ chức khu vực đóng hộp một cách khoa học cũng góp phần lớn đến độ hiệu quả và tốc độ vận hành của dây chuyền đóng hộp. Bố trí các công đoạn lắp ráp và đóng hộp có khoa học và hiệu quả sẽ tiết kiệm không gian xưởng, dễ dàng cho việc di chuyển đi lại trong nhà máy.

Ngoài ra việc tổ chức khu vực đóng hộp còn giúp dễ dàng hơn cho việc bảo trì bảo dưỡng dây chuyền, tiết kiệm thời gian cho nhà máy.

Xác định các mảng để giảm chi phí cho dây chuyền đóng hộp

Phân tích các chi phí hiện tại liên đới với vận hành dây chuyền đóng hộp

Không phải toàn bộ chi phí của quy trình đóng hộp là hữu hình. Trên thực tế các 90% chi phí đều ẩn đi, vậy các chi phí đó là gì, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu dưới đây:

Chi phí kho, lưu trữ: Cân nhắc kích thước và chi phí sử dụng kho phù hợp với mục đích sử dụng của dây chuyền sản xuất, không nên dùng một nhà kho quá to so với công suất của dây chuyền, gây lãng phí không gian kho chứa.

Chi phí vận chuyển: Xem xét kích thước và trọng lượng của gói hàng để tối ưu tiền gửi bưu phẩm cũng như vận chuyển. Đảm bảo rằng gói hàng của bạn sử dụng vừa và đủ lượng vật liệu chống sốc.

Ngoài ra, nên sử dụng hộp không quá to so với sản phẩm, điều này có thể gây cảm giác khó chịu cho khách hàng vì món hàng của họ có thể vừa hộp hàng nhỏ hơn.

Vật phẩm bị hư hại và trả lại: Một chi phí biến động nữa đó chính là các sản phẩm bị hư hại trong quá trình vận chuyển, hoặc các sản phẩm không đến tay người nhận, người nhận trả lại hàng. Chi phí phải trả để hoàn lại hàng về kho là đáng kể nếu lặp đi lặp lại nhiều lần.

Chi phí quản trị: Chi phí trả cho người quản lý dây chuyền đóng hộp, quản lý kho bãi, nhân công trong dây chuyền sản xuất.

Chi phí tăng năng suất: Chi phí sử dụng để nâng cấp cải tiến dây chuyền với mục đích làm tăng năng suất cho dây chuyền đóng hộp.

Trải nghiệm người dùng: Với xu hướng mua hàng trực tuyến như hiện nay, kiện hàng chính là ấn tượng đầu tiên của người mua với sản phẩm, và với một ấn tượng đầu tốt, kiện hàng đẹp và dễ dàng xử lý, mở kiện hàng sẽ gây thiện cảm với sản phẩm bên trong hơn.

Các mảng cơ bản có thể cắt giảm chi phí

Tìm nguồn cung ứng và mua nguyên vật liệu

Lựa chọn cẩn thận nhà cung cấp vật liệu, thương lượng các điều khoản có lợi và tối ưu quá trình mua, giảm thiểu chi phí. Bao gồm các đơn hàng số lượng lớn để có thể sinh lời, khám phá các vật liệu thay thế hoặc các nhà cung cấp khác nhau để tìm ra lựa chọn sinh lời tốt nhất.

Thiết lập mối quan hệ tốt với nhà cung cấp để có thể thương lượng với giá tốt hơn và có sự uy tín cao hơn.

Vận hành kém hiệu quả

Việc vận hành kém hiệu quả có thể là sự tiêu hao lớn về tài nguyên. Xác định và chỉ ra sự kém hiệu quả này là cần thiết để cắt giảm chi phí. Một trong những cách tiếp cần là tiến hành phân tích quy trình, tìm ra nút thắt cổ chai, dư thừa hoặc mảng chưa sử dụng tài nguyên hợp lý.

Một khi những sự kém hiệu quả được chỉ ra, người điều hành có thể ứng dụng các quy trình cải tiến như tự động hóa, hiện đại hóa quy trình làm việc, tối ưu hóa phân bố nguồn lực.

Chất lượng nhân công

Chất lượng cũng cần được đào tạo bài bản và được tiếp thêm động lực để sáng tạo, tìm ra và gợi ý những cải thiện trong tác vụ hàng ngày. Đánh giá năng lực thường xuyên, cơ chế phản hồi và luôn luôn cải thiện chương trình đào tạo có thể tạo nên một môi trường làm việc hiệu quả và có ý thức về chi phí trong tổ chức.

Bảo hành và sửa chữa thiết bị

Bảo trì và sửa chữa thiết bị và máy móc là cần thiết để kiểm soát chi phí. Bỏ qua việc bảo trì có thể dẫn đến sửa chữa đắt tiền những máy móc bị hỏng tạo ra thời gian trễ trong dây chuyền làm việc. Thường xuyên bảo trì có lịch trình sẽ tạo điều kiện cho máy móc hoạt động trong điều kiện tối ưu, kéo dài tuổi thọ máy.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng các biện pháp bảo trì để phát hiện ra những máy sẽ gặp lỗi trước khi xảy ra lỗi thực sự, việc này giúp người sửa chữa kịp thời, giảm thời gian trễ và chi phí phải sửa chữa khi máy hỏng thật.

Cân nhắc thuê ngoài các dịch vụ bảo trì sửa chữa để tiết kiệm chi phí nhân công, kĩ sư có tay nghề có thể bảo trì một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn so với đội ngũ nội bộ.

Chiến lược cắt giảm chi phí cho dây chuyền đóng hộp

Áp dụng nguyên tắc sản xuất tinh gọn

Áp dụng nguyên tắc sản xuất tinh gọn là bắt tay vào để thay đổi từ ngay bên trong dây chuyền. Sản xuất tinh gọn tìm ra và cắt bỏ những thứ thừa, từ kho bãi chứa đến quy trình làm việc kém hiệu quả, hoặc việc chưa sử dụng hết tiềm năng của nhân lực.

Tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc: Thiết lập tiêu chuẩn của quy trình làm việc và cố định các bước để thực hiện các tác vụ. Việc này sẽ đảm bảo các bước được thực hiện một cách đều đặn, giảm thiểu lỗi và các sản phẩm khác nhau.

Phương pháp 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng)

• Sàng lọc: Kiểm tra tất cả công cụ, nguyên liệu,… trong nhà máy, khu vực làm việc và chỉ giữ những mục quan trọng. Mọi thứ khác được cất giữ hay vứt bỏ.

• Sắp xếp: Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lí để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, đễ mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian.

• Sạch sẽ: Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mĩ quan tại nơi làm việc. Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp

• Săn sóc: Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết.

• Sẵn sàng: Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyến khích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt.

Just-In-Time

Phương pháp JIT đảm bảo giảm thiểu chi phí kho, giảm thiểu hàng tồn kho. Các sản phẩm và vật liệu phải được đưa đến chính xác khi cần, giảm thiểu phế liệu và chi phí vận tải.

Hiện đại hóa quá trình đóng hộp và giảm phế liệu

Thực hiện Kiểm soát phế liệu

Đánh giá quy trình đóng hộp hiện tại tìm ra nguồn gốc phế liệu. Các loại phế liệu thường đến từ việc sản xuất dư thừa, hàng tồn kho, vận chuyển thiếu hiệu quả, sai lệch, thời gian chờ và các công đoạn không cần thiết khác. Phân tích và tìm ra những công đoạn này.

Thiết lập bản đồ trực quan (Value Stream Mapping hay VSM)

Tạo ra một bản đồ trực quan đại diện quy trình đóng hộp của sản phẩm từ đầu đến cuối. Bản đồ này sẽ giúp tìm ra nút thắt cổ chai nơi phế liệu có thể xuất hiện. Phối hợp với đội ngũ đóng hộp để tìm ra các thách thức và hướng giải quyết các tác vụ thường ngày này để cải thiện chất lượng làm việc.

Tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc

Thiết lập các tiêu chuẩn làm việc đảm bảo hiệu quả cao nhất khi thực hiện các tác vụ đóng hộp. Bao gồm chỉ dẫn cụ thể các bước, quản lý chất lượng và quy tắc an toàn. Đảm bảo tất cả nhân viên được huấn luyện để tuân thủ theo các tiêu chuẩn này.

Công nghệ và tự động hóa

Đầu tư vào công nghệ và tự động hóa cho dây chuyền: Máy chiết rót, dán nhãn tự động,... để cải thiện tốc độ cũng như sự chính xác, đồng thời giảm chi phí nhân công. Phần mềm quản lý kho bằng mã QR, mã vạch có thể được sử dụng để theo dõi vật liệu và sản phẩm một cách hiệu quả.

Đánh giá các nhà cung cấp và thương lượng giá cả

Khi lựa chọn các nhà cung cấp nguyên vật liệu, cần tìm hiểu rõ mục đích và hướng sử dụng dây chuyền đóng hộp để tìm nguyên vật liệu phù hợp, kích thước cần thiết của hộp và trọng lượng tối đa mà hộp có thể chịu được mà vẫn đảm bảo sự toàn vẹn của sản phẩm bên trong.

Cân nhắc các ý trên, kèm theo thương lượng về giá cả với các nhà sản xuất, đàm phán các quyền lợi và lợi ích khi sử dụng dịch vụ. Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp sẽ gắn bó với dây chuyền sản xuất một khoảng thời gian lâu dài, tạo dựng mối quan hệ với nhà ung cấp, từ đó có thể thương lượng được giá cả tốt hơn.

Đầu tư vào tự động hóa và công nghệ để giảm phí nhân công

Việc đầu tư vào tự động hóa và công nghệ là điều cần thiết để hiện đại hóa quy trình sản xuất như đã nói ở trên, nhưng không chỉ có vậy, việc đầu tư vào trang bị, máy móc hiện đại có thể cắt giảm lượng lớn nhân công, từ đó cắt giảm chi phí cho nhân công.

Tuy vậy vận hành dây chuyền và các thiết bị máy móc hiện đại vẫn cần có nguồn nhân công chất lượng, vì vậy cần đầu tư vào huấn luyện nhân công chất lượng cao để đảm bảo lượng nhân công tối thiểu nhưng vẫn đạt hiệu quả cao nhất.

Gia tăng tốc độ vận hành của dây chuyền đóng hộp

Xác định nút thắt cổ chai và các quy trình bắt buộc

Nút thắt cổ chai trong quy trình xảy ra khi tại một công đoạn của dây chuyền, lượng công việc vượt quá công suất của bộ phân, thiết bị đó, hoặc có thể là do con người, gây ra tình trạng tắc nghẽn tại công đoạn làm việc đó.

Nút thắt cổ chai giới hạn năng suất của dây chuyền, làm chậm dòng làm việc và làm giảm độ hiệu quả của dây chuyền.

Để xác định được nút thắt cổ chai, ta phải nắm được rõ quy trình sản xuất tinh gọn. Các nhân tố có thể gây ra nút thắt cổ chai là thiết bị được sử dụng chưa đúng trong dây chuyền, người vận hành thiết bị sai sót khi sử dụng, quy trình vận hành chưa tối ưu.

Từ đó có thể chia nguyên nhân nút thắt cổ chai thành 3 yếu tố chính:

Máy móc

Thiết bị đã được trang bị phù hợp với dây chuyền hay chưa, máy móc đã được sử dụng một cách tối ưu hay chưa, thiết bị sử dụng đang ở tình trạng như thế nào, tuổi thọ còn bao lâu.

Con người

Số lượng người vận hành đủ hay thiếu, kĩ năng của người vận hành đã đạt đủ tiêu chuẩn hay chưa.

Quy trình vận hành

Các công đoạn đã được tối ưu hay chưa, giữa các công đoạn có thời gian trễ hay không, giao tiếp giữa các phòng bộ có chính xác hay không, có công đoạn nào có thể loại bỏ đi hay không, còn công đoạn nào có thể tự động hóa để giảm bớt nhân công hay không.

Áp dụng các phương pháp tiết kiệm thời gian và các cách tốt nhất

Tiêu chuẩn hóa quá trình đóng hộp

Tiêu chuẩn hóa quy trình là bước đi quan trọng trong việc hiện đại hóa quá trình đóng hộp và giảm phế liệu của quá trình đóng hộp. Tiêu chuẩn hóa bao gồm các chỉ dẫn rõ ràng và cụ thể cách thức đóng hộp, đảm bảo được chấp hành bởi tất cả nhân viên.

Phát triển các tiêu chuẩn cố định cho từng loại hàng, vật liệu, quy trình đóng hộp được sử dụng, kiểm định chất lượng. Đảm bảo các nhân viên và người vận hành đều nắm rõ được quy trình tiêu chuẩn này.

Thường xuyên đánh giá và cập nhật quy trình để đảm bảo phù hợp với dây chuyền đóng hộp, nhu cầu khách hàng và cải thiện quy trình. Sử dụng các phương tiện trực quan như sơ đồ, danh sách kiểm tra và hỗ trợ nhân viên tuân thủ các quy trình đã được tiêu chuẩn hóa.

Sử dụng hệ thống quản lý kho bãi hiệu quả

Sử dụng kho chứa hiệu quả góp phần giảm thiểu tồn kho và tình trạng hết hàng. Áp dụng các hệ thống quản lý kho hiện đại có thể giúp tối ưu việc sử dụng vật liệu và giảm vật liệu thừa.

Sửu dụng hệ thống JIT (Just-In-Time)

Hệ thống JIT  để giảm thiểu hàng tồn trong kho nhưng vẫn đảm bảo hàng sẵn sàng khi cần được sử dụng. Sử dụng các phần mềm hỗ trợ thời gian thực để kiểm soát, quản lý kho, tình trạng đơn, thời gian sản xuất.

Dự đoán nhu cầu của thị trường

Dự đoán nhu cầu của thị trường để có thể chuẩn bị sẵn sàng đóng hộp vật liệu cần thiết, tránh hiện tượng ngập đơn hoặc chờ đơn quá lâu. Tự động hóa quá trình làm mới lại kho, bổ sung vật liệu trong kho. Thường xuyên kiểm tra và đối chiếu để tìm ra sản phẩm kém hoặc lỗi còn lại trong kho.

Sử dụng các công nghệ đóng hộp tiên tiến

Đầu tư vào các máy móc đóng hộp, bao gồm máy dựng thùng, máy đóng hộp, máy dán và máy dán nhãn để tăng tốc độ và sự chính xác khi đóng hộp đồng thời giảm chi phí nhân công.

Kết hợp với các công nghệ như RFID hoặc mã QR để cung cấp theo dõi thời gian thực cho gói hàng, cải thiện quản lý kho. Tối ưu hóa các phần mềm hỗ trợ thiết kế đóng hộp, gợi ý cải thiện vật liệu sử dụng cho đóng hộp và kích thước đóng hộp tối ưu.

Huấn luyện nhân viên và tạo động lực để tăng hiệu quả

Huấn luyện và tạo động lực cho nhân viên đóng vai trò quan trọng để tăng năng xuất của dây chuyền đóng hộp. Khi nhân viên được đào tạo bài bản, họ trở nên chủ động hơn trong công việc của họ, dẫn đến tăng độ hiệu quả trong công việc và giảm khả năng xảy ra sai sót.

Ngoài ra, nhân viên được đào tạo tốt sẽ dễ dàng thay đổi theo biến động của thị trường hơn khi tiếp xúc với kĩ thuật và công nghệ mới.

Nhân viên có động lực làm việc sẽ thích thú với công việc hơn, sẵn sàng đảm nhận trách nhiệm và tìm kiến cơ hội để cải thiện công việc. Nhân viên sẽ có động lực làm việc hơn khi có mục đích và được ghi nhận công sức của mình, họ sẽ làm việc hợp tác hơn, giao tiếp hiệu quả hơn, đóng góp vào việc tối ưu hóa quy trình làm việc chung.

Tổng kết

Vận hành dây chuyền sản xuất đóng hộp, việc cắt giảm chi phí và tăng tốc độ vận hành cho dây chuyền là tối quan trọng. Cả hai mục tiêu trên không chỉ cải thiện về vấn đề tài chính mà chúng còn là động lực quan trọng để cạnh tranh với các đối thủ khác trên thị trường cũng như đảm bảo sự hài lòng đến từ khách hàng.

Bằng việc cắt giảm chi phí, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa sử dụng tài nguyên, tăng lợi nhuận, từ đó có thể đưa ra giá cả cạnh tranh hơn tới khách hàng. Đồng thời, việc tăng tốc độ vận hành đảm bảo các đơn hàng được xử lý nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu liên tục của thị trường ngày nay.